話題の万能ツールNotion(ノーション)とは?使い方や特徴を徹底解説

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みなさんは普段どのように情報整理を行っていますか?
仕事では、ドキュメント管理、メモ、表計算などの作業を別々のツールで行っているという方がほとんどなのではないでしょうか?

実は、このような情報を一括で管理できるツールがあります。それが「Notion」です。

現在の対応言語は英語・韓国語のみで海外を中心に話題になっていますが、2021年中に日本語版もアップデートされるということで日本国内でも注目が集まりつつあります。

こちらの記事では「Notion」を初めて知ったという方に向けて、ツールの特徴や基本的な使い方、おすすめの使い方などを解説します。

日々の作業を効率化する参考になれば嬉しいです。

「Notion」とは

「Notion」とは「all-in-one workspace」を目指したもので、簡単にいうと仕事で役立つツールがひとまとめに使うことができます。

仕事で使うツールは用途ごと使い分けているという方がほとんどなのではないでしょうか?
例えば、ドキュメント管理はQiita teamやesa、表計算はスプレッドシート、ファイル管理はBoxやDrop box、タスク管理はTrelloなど。

しかし「Notion」はこれらの機能をすべて兼ね備えています。まさに万能ツールです。

「Notion」の開発チームは、”仕事で必要なツールをすべて自分で選び、ひとつのワークスペースを作りあげられるようなサービスを実現したい”と語っています。

We want to break away from today’s tools—and bring back some of the ideas of those early pioneers. As a first step, we are blending much of your workflow into an all-in-one workspace. Want a task list? A product roadmap? A design repository? They are now all in one place. You can even customize your own workspace from dozens of LEGO-style building blocks.

メモはもちろん、タスク管理、Todoリスト、カレンダー、スプレッドシート、Wiki、ファイル管理など。
幅広い機能を自分好みにカスタマイズできる「Notion」ですが、2020年9月時点では言語対応が英語と韓国語のみとなっています。

2021年中に日本語化されるそうなので、続報を待ちたいところです。

 

アカウント作成&ログイン方法

では早速「Notion」の始め方を確認してみましょう。

TOPページ「sign up」からアカウント作成を行います。

・Googleアカウント
・Appleアカウント
・メールアドレス
いずれかの方法でアカウント登録を行うことができます。

必要事項を入力すると、ホーム画面に遷移します。
初めて使う場合はこのように使い方を説明するページが表示されます。

また基本的な動作は動画で説明を確認することもできます。

 

「Notion」の使い方

「Notion」を日本語表示にする

Google Chromeで「Notion」を使用する際、日本語表示に切り替えることができます。

設定方法は次の通りです。

アドレスバー右側にある翻訳機能で日本語を選択

とても簡単なので、英語表記に馴染みのない方は試してみてください。

「Notion」でページを作る1.用語説明

「Notion」オリジナルの用語を説明します。

Page(ページ)

「Notion」では、一つひとつのメモ作成画面のことを「Page(ページ)」と呼びます。

他のメモアプリやドキュメント管理ツールではそれぞれ「メモ」や「ドキュメント」と呼ばれているのと概要は同じです。

「Notion」ではWebページのように、メインページ・サブページとページを階層化することで情報を整理しています。

ドキュメントを格納する「フォルダ」がないため、どこにどのページがあるのかをわかりやすくサイドバーに表示させて必要なページにすぐアクセスできるようになっているようです。

Block(ブロック)

「Notion」特有の用語が「Block(ブロック)」です。
簡単にいうと、一行ごとの情報の集まりのことをいいます。

テキストだけでなく、サブページもすべて「Block(ブロック)」と呼ばれます。

いったん書き終えたあとの情報をドラッグ&ドロップで移動させることができます。
他にもブロックを横に並べることもできるので、画面を2分割、3分割して使うことも可能です。

画面を分割する方法は、次の通り。
まず移動したい「Block(ブロック)」の先頭マークをつかみます。
つかんだ状態のまま、横に並べたい「Block(ブロック)」の右端にカーソルを合わせてドロップすると完了です。

「Notion」でページを作る2.公開範囲

「Notion」では「Workspace」や「Private」などの区分によって公開範囲が異なります。

共有するページを作りたい時は「Workspace」、自分だけに公開したいときは「Private」を使うようにしましょう。

「Notion」でページを作る3.入力

アイコン・カバーの設定

必ず設定しないといけないわけではありませんが、設定することでページが判別しやすくなります。また見た目が可愛らしく、使うのが楽しくなるという側面もあります。

カバー画像は、設定範囲を調整することも可能です。

テキストの入力

「Notion」はマークダウン記法を使って入力できます。

マークダウンは文章の書き方の一つです。太字は**で囲む、箇条書きは先頭に-をつけるなど決められた記号を使うことで文章作成の効率化を大幅にアップさせることができます。

ただし「Notion」ではすべてのマークダウン記法が使えるわけではないので注意が必要です。
使用頻度の高く覚えておくと便利なマークダウン記法をいくつかご紹介します。

主なマークダウン記法
**強調**で強調
*イタリック*でイタリック
`インラインコード`でインラインコード
~取り消し線~で取り消し線

 

またショートカットで実行することもできます。

主なショートカット
cmd/ctrl+b で強調
cmd/ctrl+i でイタリック
cmd/ctrl+e でインラインコード
cmd/ctrl+shift+s で取り消し線

他にも以下のようなショートカットも覚えておくとスムーズに入力作業ができます。

おすすめショートカット

#の後スペースキーを入力で、H1(タイトル)

##の後スペースキーを入力で、H2(見出し)

###の後スペースキーを入力で、H3(小見出し)

[]を入力で、To-Doボックス

*か-又は+の後スペースキーを入力で、番号なしリスト

1.など数字と.(ドット)の後スペースキーを入力で、番号リスト

>の後スペースキーを入力で、トグルリスト

“の後スペースキーを入力で、引用表示

—を入力で、ブロック幅の横線

“`を入力で、コードブロック

 

これらは「+」ボタンをクリックして追加することができますが、おすすめしたいのが「/(スラッシュ)」の活用です。

テキストを打ち込んでいるところに「/」を入力すると、テキスト表示からリンクやメディアの挿入、ファイル添付などの作業を簡単に行うことができます。

「/」の入力で行うことのできる機能を一部紹介します。

■BASIC BLOCKS  テキスト入力、Todoリスト、見出し、箇条書き(数字)、引用、リンクの埋め込みなど
■INLINE         メンバーをメンション、ページをメンション、リマインダーの設定、絵文字コマンドの表示など
■DATA BASE  表、進捗状況、ギャラリー、リスト、カレンダー、タイムライン(タイムスケジュール表)など
■MEDIA       「Notion」内にあるイメージ画像、Webページからの引用、動画リンク、音声、ファイルのアップロードなど
■EMBEDS      PDF、GoogleDrive、Twitter、GitHub Gist、GoogleMapなど他のツールからのインポート

他にも文字装飾やページ内のコピー&ペーストも「/」を入力すると簡単に設定できます。

ページを作る際は「Call out(強調)」を使うとポップアウトで文章が表示されます。

ページの主旨がわかりやすくなるのでおすすめです。

「Notion」でページを作る4.リンクの埋め込み

外部リンクの表示方法は3つあります。

・Dismiss(テキスト)
・Create bookmark(ブックマーク)
・Create embed(埋め込み)

ブックマークは、リンク先の情報をカードにして表示する仕様になっています。
そのためリンク先のページ内容を思い出しやすくなっているのが特徴です。

Twitterの埋め込みも可能です。

 

「Notion」の便利な使い方

とにかくいろんな機能がある「Notion」ですが、「うまく情報をまとめられるかどうか」がとても重要です。
ここでは初心者にもおすすめの活用方法をご紹介します。

集めた情報をわかりやすく!「親ページ」を作る

「Notion」は、メインページ・サブページとページを階層化して管理することができます。
その特徴を活かして、作成したページが必ず管理される場所を作ることで格段に使いやすくなります。

探しているページがどこにあるのかわからない、というトラブルを避けるためにも「親ページ」を作るのはおすすめです。

「Notion」では「WORK SPACE」と「PRIVATE」でタブが分かれているので、それぞれに「仕事」「自分」というように親ページを作ってすべてのページを集約させるといいでしょう。

上記は使い方の一例にすぎません。
毎月の給与明細を管理する、防災情報をまとめるなど、自分に必要な情報をまとめるページを作ってみてください。

よく使うページはサイドバーに表示させる

「Notion」のサイドバーは3種類あります。

・WORK PLACE
共有メンバーは自由に変更できるページ

・PRIVATE
共有メンバーであっても見ることができないページ

・FAVORITES
お気に入りページ(WORK PLACE/PRIVATE内のページを追加可能)

サイドバーには、「親ページ」と「よく使うページ」を表示させると便利です。
このとき「よく使うページ」を「親ページ」に必ずリンクさせることで情報がばらけるのを防ぐことができます。

テンプレートボタンの作成で作業効率アップ

「Notion」では自分でテンプレートボタンを作ることができます。

ミーティングのように、定期的に新規情報を入力する作業をする方にとっては非常に便利な機能です。

作り方はテキスト画面から「/」を入力して、「Template Button 」をクリック。
テンプレートを呼び出すときのキーワードを入力します。

入力項目は、デフォルトでTodoチェックボックスになっているので用途に合わせて変更してみましょう。

全て入力し終えたら右上の「close」ボタンを押して完了です。

 

「Notion」で別ツールからデータをインポートする方法

「Notion」は、ほかのツールからのデータ移行も可能です。

現在の対応しているインポート機能は以下の通りです。

Evernoteのみ別途料金がかかるので注意してください。

またインポート機能はデスクトップ版、もしくはWebのみで可能です。ケータイからはできないので気をつけましょう。

インポートはサイドバー下部に専用ボタンがあります。

「Import」をクリックして、インポートしたいツールやファイルの種類を選択します。このとき予めPC内に移行したいデータを入れておくようにしましょう。

Trelloを選択してインポートすると以下のようになりました。

Board(ボード)表示になります。
インポートするデータに合わせて表示仕様が変わるのは嬉しいポイントです。

 

気になる「Notion」の料金は?

使い方次第で仕事にもプライベートにも役に立つ「Notion」ですが、料金プランは次のようになっています。

今回の記事で紹介した機能はすべて無料で使うことができます。

ただし無料プランだと6人以上のゲストとワークスペースを共有することができません。
チームで使う場合には「チームプラン」以上を使うのをおすすめします。

 

編集後記

情報社会と呼ばれる昨今は、とにかく膨大な数のデータを整理していかないといけません。
仕事もプライベートなことも一括で管理することのできる「Notion」は新たな情報管理ツールとして活用できそうです。

PCでもスマートフォンでも使用できるので、いろんな場面で役立つことができるでしょう。

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2021.03.12