【2023年最新】話題の万能ツールNotion（ノーション）とは？使い方や特徴を徹底解説

みなさんは普段どのように情報整理を行っていますか？
仕事では、ドキュメント管理、メモ、表計算などの作業を別々のツールで行っているという方がほとんどなのではないでしょうか？

実は、このような情報を一括で管理できるツールがあります。それが「Notion」です。

今までの対応言語は英語・韓国語のみでしたが、2021年10月から日本語ベータ版がリリース。

現在はWeb版、モバイル版両方で日本語版が展開されています。ちなみに、2023年2月現在、英語、日本語（β版）のほかに、韓国語、ドイツ語（β版）、フランス語（β版）にも対応しており、いかにNotion社が「直感的」な使用感を重要視しているかがわかりますね。

こちらの記事では「Notion」を初めて知ったという方に向けて、ツールの特徴や基本的な使い方、おすすめの使い方などを解説します。

日々の作業を効率化する参考になれば嬉しいです。

・電子書籍とは？おすすめサービス7社と自分に合った選び方をご紹介

1 「Notion」とは
2 アカウント作成&ログイン方法
3 「Notion」の使い方
4 「Notion」の便利な使い方
5 「Notion」で別ツールからデータをインポートする方法
6 気になる「Notion」の料金は？
7 編集後記

「Notion」とは

「Notion」とは「all-in-one workspace」を目指したもの。簡単にいうと仕事で役立つツールをひとまとめに使うことができます。

仕事で使うツールは用途ごと使い分けているという方がほとんどなのではないでしょうか？
例えば、ドキュメント管理はQiita teamやesa、表計算はスプレッドシート、ファイル管理はBoxやDrop box、タスク管理はTrelloなど。

しかし「Notion」はこれらの機能をすべて兼ね備えています。まさに万能ツールです。

「Notion」の開発チームは、”仕事で必要なツールをすべて自分で選び、ひとつのワークスペースを作りあげられるようなサービスを実現したい”と語っています。

We want to break away from today’s tools—and bring back some of the ideas of those early pioneers. As a first step, we are blending much of your workflow into an all-in-one workspace. Want a task list? A product roadmap? A design repository? They are now all in one place. You can even customize your own workspace from dozens of LEGO-style building blocks.

メモはもちろん、タスク管理、Todoリスト、カレンダー、スプレッドシート、Wiki、ファイル管理など。

Notionの特徴は、なんといっても「書きやすさ・読みやすさ」にあります。機能性の高さはもちろん、万人ウケするUI/UXも魅力の一つです。

◆2021年10月追記◆

2021年10月13日、ついにNotionの日本語版がリリースされました。

Notion 日本語化がついに…

みなさま、大変お待たせしました！
本日よりNotionは日本語でご利用できます🇯🇵

今回、Notionが取り組んだのは、Translationではなく、Localization。日本の文化も踏まえた、新しいNotionをぜひご堪能ください。 #NotionJapan https://t.co/gItI4ciNWh pic.twitter.com/5cgopNQ9uU

— Notion Japan 🇯🇵 (@NotionJP) October 12, 2021

日本語対応となった対象は以下の通り。

・ホームページ
・ブラウザ利用
・デスクトップ&モバイルアプリ（順次）
・ヘルプ、ガイド、テンプレート
・カスタマーサポート

特にNotionを使う中でテンプレートの活用は欠かせません。
英語でもなんとなく理解できていましたが、日本語に切り替えられたことでよりスムーズに使えるようになったと感じます。

変更方法は下記になります。

① サイドバー（カーソルを画面左にあてるとヒュッと出てくるバーのこと）の“Settings & members”をクリック

② “Language & region”をクリック

③ 言語名（画像だとEnglish）をクリックすると複数の対応言語が表示されるので好みの言語を選択

デフォルトで英語設定になっている可能性があるので、英語表記に馴染みのない方は上記の方法で表示言語を変更してみてください。

アカウント作成&ログイン方法

では早速「Notion」の始め方を確認してみましょう。

TOPページ「sign up」からアカウント作成を行います。

・Googleアカウント
・Appleアカウント
・メールアドレス
いずれかの方法でアカウント登録を行うことができます。

必要事項を入力すると、ホーム画面に遷移します。
初めて使う場合はこのように使い方を説明するページが表示されます。

また基本的な動作は動画で説明を確認することもできます。

「Notion」の使い方

「Notion」でページを作る1.用語説明

「Notion」オリジナルの用語を説明します。

Page（ページ）

「Notion」では、一つひとつのメモ作成画面のことを「Page(ページ)」と呼びます。

他のメモアプリやドキュメント管理ツールではそれぞれ「メモ」や「ドキュメント」と呼ばれているのと概要は同じです。

「Notion」ではWebページのように、メインページ・サブページとページを階層化することで情報を整理しています。

ドキュメントを格納する「フォルダ」がないため、どこにどのページがあるのかをわかりやすくサイドバーに表示させて必要なページにすぐアクセスできるようになっているようです。

Block(ブロック)

「Notion」特有の用語が「Block(ブロック)」です。
簡単にいうと、一行ごとの情報の集まりのことをいいます。

テキストだけでなく、空白およびサブページもすべて「Block(ブロック)」と呼ばれます。

いったん書き終えたあとの情報をドラッグ&ドロップで移動させることができます。
他にもブロックを横に並べることもできるので、画面を2分割、3分割して使うことも可能です。

画面を分割する方法は、次の通り。
まず移動したい「Block（ブロック）」の先頭マークをつかみます。
つかんだ状態のまま、横に並べたい「Block（ブロック）」の右端にカーソルを合わせてドロップすると完了です。

「Notion」でページを作る2.公開範囲

Notionには「ワークスペース」という概念があり、この中に「チームスペース」と「プライベート」の2つが存在しています。これらのページの公開範囲を自由に設定できるのも一つの特徴です。

・ワークスペースはサイドバーに表示されている「自分のアカウントが紐付けられているすべてのページ」になります。

・チームスペースはチームの共有フォルダのようなもので、招待されたメンバーが閲覧をすることができます。

チームスペースの作成方法は下記になります。（※ただし、チームスペースで2名以上が参加すると無料トライアルに自動的に切り替わるので注意しましょう。自動的に課金されることはありませんが、ブロックの数などに制限がかかります。有料プランにすると無制限に使うことができます。）

①「チームスペースの作成」をクリック

② チームの名前と説明を記入

③ 招待画面が出てくるので、メンバーの情報入れる

これでチームスペースの完成です。チームスペースに保存されているページには招待されたチームメンバーがアクセスできるようになります。

こちらのチームスペースはメンバーでの協働作業に向いており、体験版（トライアル）は制限付きで無料ですが、制限以上の利用には一人当たりに料金が発生します。

・プライベートは個人的なメモで、無料で利用することができます。こちらでもアクセス権限は設定で変更できるので、自分のページを第三者に公開することも可能です。

共有の手順は下記になります。

①ページ右上の「共有」をクリックします。

② 「メールかユーザーを追加」にメールアドレスなどを入れ、「招待」をクリックすると相手をそのページに招待することができます。

③ また、リンクを知っている全員にアクセス権限を与えることもできます。「Webで公開」をオンにし、その他編集権限の有無、複製・コメントなどの許可を制限することができます。また、「プラスプラン」（月$8〜$10）に入ることで、リンクの有効期限の設定をしたり、ネット検索も可能になります。

以上がワークスペースに存在する「❶チームスペース」と「❷プライベート」の説明になります。自分に最適なページを作成してNotionを使いこなしていきましょう。

「Notion」でページを作る3.入力

アイコン・カバーの設定

必ず設定しないといけないわけではありませんが、設定することでページが判別しやすくなります。また見た目が可愛らしく、使うのが楽しくなるという側面もあります。

カバー画像は、設定範囲を調整することも可能です。

テキストの入力

「Notion」はマークダウン記法を使って入力できます。

マークダウンは文章の書き方の一つです。太字は**で囲む、箇条書きは先頭に-をつけるなど決められた記号を使うことで文章作成の効率化を大幅にアップさせることができます。

ただし「Notion」ではすべてのマークダウン記法が使えるわけではないので注意が必要です。
使用頻度の高く覚えておくと便利なマークダウン記法をいくつかご紹介します。

主なマークダウン記法

**強調**で強調
*イタリック*でイタリック
`インラインコード`でインラインコード
~取り消し線~で~~取り消し線~~

またショートカットで実行することもできます。

主なショートカット

cmd/ctrl+b　で強調
cmd/ctrl+i でイタリック
cmd/ctrl+e でインラインコード
cmd/ctrl+shift+s で~~取り消し線~~

他にも以下のようなショートカットも覚えておくとスムーズに入力作業ができます。

おすすめショートカット

#の後スペースキーを入力で、H1（タイトル）

##の後スペースキーを入力で、H2（見出し）

###の後スペースキーを入力で、H3（小見出し）

[]を入力で、To-Doボックス

*か-又は+の後スペースキーを入力で、番号なしリスト

1.など数字と.（ドット）の後スペースキーを入力で、番号リスト

>の後スペースキーを入力で、トグルリスト

“の後スペースキーを入力で、引用表示

—を入力で、ブロック幅の横線

“`を入力で、コードブロック

これらは「＋」ボタンをクリックして追加することができますが、おすすめしたいのが「/(スラッシュ)」の活用です。

テキストを打ち込んでいるところに「/」を入力すると、テキスト表示からリンクやメディアの挿入、ファイル添付などの作業を簡単に行うことができます。

「/」の入力で行うことのできる機能を一部紹介します。

■BASIC BLOCKS
テキスト入力、Todoリスト、見出し、箇条書き（数字）、引用、リンクの埋め込みなど■INLINE
メンバーをメンション、ページをメンション、リマインダーの設定、絵文字コマンドの表示など■DATA BASE
表、進捗状況、ギャラリー、リスト、カレンダー、タイムライン（タイムスケジュール表）など■MEDIA
「Notion」内にあるイメージ画像、Webページからの引用、動画リンク、音声、ファイルのアップロードなど

■EMBEDS
PDF、GoogleDrive、Twitter、GitHub Gist、GoogleMapなど他のツールからのインポート

他にも文字装飾やページ内のコピー&ペーストも「/」を入力すると簡単に設定できます。

ページを作る際は「Call out(強調)」を使うとポップアウトで文章が表示されます。

ページの主旨がわかりやすくなるのでおすすめです。

「Notion」でページを作る4.リンクの埋め込み

外部リンクの表示方法は3つあります。

・Dismiss(テキスト)
・Create bookmark(ブックマーク)
・Create embed(埋め込み)

ブックマークは、リンク先の情報をカードにして表示する仕様になっています。
そのためリンク先のページ内容を思い出しやすくなっているのが特徴です。

Twitterの埋め込みも可能です。

◆2022年10月追記◆

Box、Lucidなどのコネクトが新たに追加されました。
クラウドストレージサービスのBox、作図アプリケーションのLucid、タスク管理ソフトのLinear、そしてコード共有ソフトのGithubも直接Notionとつなげることができるようになりました。さらにNotionへの情報集約が加速されています。

出典：https://www.notion.so/ja-jp/releases/2022-10-27

「Notion」の便利な使い方

とにかくいろんな機能がある「Notion」ですが、「うまく情報をまとめられるかどうか」がとても重要です。

基本的な機能を応用させると、仕事のタスク管理からプライベートの家計簿管理まで幅広い使い方ができます。

ここでは初心者にもおすすめの基礎的な使い方をご紹介します。

集めた情報をわかりやすく！「親ページ」を作る

「Notion」は、メインページ・サブページとページを階層化して管理することができます。
その特徴を活かして、作成したページが必ず管理される場所を作ることで格段に使いやすくなります。

探しているページがどこにあるのかわからない、というトラブルを避けるためにも「親ページ」を作るのはおすすめです。

「Notion」では「WORK SPACE」と「PRIVATE」でタブが分かれているので、それぞれに「仕事」「自分」というように親ページを作ってすべてのページを集約させるといいでしょう。

上記は使い方の一例にすぎません。
毎月の給与明細を管理する、防災情報をまとめるなど、自分に必要な情報をまとめるページを作ってみてください。

よく使うページはサイドバーに表示させる

「Notion」のサイドバーは3種類あります。

・WORK PLACE
共有メンバーは自由に変更できるページ・PRIVATE
共有メンバーであっても見ることができないページ・FAVORITES
お気に入りページ（WORK PLACE/PRIVATE内のページを追加可能）

サイドバーには、「親ページ」と「よく使うページ」を表示させると便利です。
このとき「よく使うページ」を「親ページ」に必ずリンクさせることで情報がばらけるのを防ぐことができます。

テンプレートボタンの作成で作業効率アップ

「Notion」では自分でテンプレートボタンを作ることができます。

ミーティングのように、定期的に新規情報を入力する作業をする方にとっては非常に便利な機能です。

作り方はテキスト画面から「/」を入力して、「Template Button 」をクリック。
テンプレートを呼び出すときのキーワードを入力します。

入力項目は、デフォルトでTodoチェックボックスになっているので用途に合わせて変更してみましょう。

全て入力し終えたら右上の「close」ボタンを押して完了です。

データベース機能を駆使してNotionを使いこなそう

Notionのデータベースはユーザーの声を受けて刷新されました。
アップデートされたのはデータベース機能です。今となってはNotionの目玉機能とも言われており、使いこなすことであらゆる効率化が可能です。

データベース機能はビジネス用としてもプライベート用としても幅広く使われています。主な活用例は、日記、目標管理など。カスタムフローを構築できる便利機能です。

この度、Notionのデータベースはより使いやすく、カスタマイズしやすく、そしてパワフルに進化しました。

主な変更点は以下の通り。

・ビュータブの表示
・使いやすいフィルター
・既存のデータベースからのビュー作成

カスタムビューをワンクリックで切り替えられるようになりました。

すでに入力している情報を様々なフォーマットで表示させることができます。用途に合わせて効率的に管理することができそうです。

また、データベースビューで表示する項目を素早く絞り込むことができるようになっています。フィルターやソートの設定を保存することもできるので新規作成したときもいちいち設定する必要がありません。

既存のデータベースから複数のページにカスタムビューを作成し、必要に応じてカスタマイズすることも可能です。

・基本的な使い方
まず、データベースの作り方ですが、ページに「/database」と入力します。

そうすると、無題となっているテーブルが現れます。これをNotionのデータベースといいます。

このデータベースは上記で説明した「ページ」がたくさん格納されているものです。1行1行がページとして存在しており、それぞれに「タグ」や「ページの作成日時」など複数の属性をつけることができます。

ここから基本的な機能を説明していきます。
① 無題：データベースのタイトルを自由に変えられます。わかりやすい名前をつけるといいでしょう。

② ビュー：ビューとは「データベースの見方」のこと。同じデータでも表のような形で見たいのか、時系列で見たいのか、変わってきますよね。その見方を簡単に変えられる機能がビューの変更機能です。

テーブルビューをクリックします。

「名前の変更」ではこのビュー自体に名前をつけることもできます。ビューを切り替える「ビューの編
集」をクリックしてください。

「レイアウト」をクリックすると、様々なビュー（見方）が選択できます。

例えば、ボードビューをクリックすると、同じデータをボードのように表示させることができます。タスク管理などで、未着手、着手中、完了などで管理するときに使うことができます。

③ 名前（タイトルの名称）：タイトルの名称を変更することができます。タイトルとは、ページのタイトルのことです。

④ プロパティ：初期設定では「タグ」という列が存在しますが、これはNotion上では「プロパティ」といいます。プロパティとはそのページの属性を示すもの、つまりそのページの情報・状態を整理するための追加情報を付け加えていくことができます。Notionにはたくさんのプロパティが存在するのですが、下記では基本的なものを紹介します。

マルチセレクト：何回でもつけられるタグを作成できます。

テキスト：シンプルにテキストを入力するためのプロパティです。ページを表すような文言を記入したり、ページの状況を説明する際に使用したりできるでしょう。

日付：日付を選択することができます。日付や時刻の表示形式もカスタマイズすることができます。

その他にもたくさんの便利なプロパティがあるのでぜひ試してみてください。

⑤ フィルター、並び替え：ページに紐づくプロパティを元に、フィルターをかけたり、並び替えたりすることができます。

⑥ 新規：こちらから新しいページを作成することができます。またテンプレートを作成して何度も複製することもできます。

テンプレートの作り方は下記の通りです。

以上がデータベースの基本的な使い方でした！データベースはかなりの頻度でアップデートされてきており、さらに使いやすくなってきています。ぜひデータベースを使いこなして、Notionを有効活用しましょう。

◆2023年2月追記◆

ページやワークスペースのアナリティクス（分析機能）がリリース！

Notionページやワークスペースの閲覧者数や更新者、などが簡単に見れるようになりました。これにより、チーム利用をしている方は誰がどんなコンテンツをよくみているか、どんなコンテンツが人気か、などを分析することができます。ユーザーエンゲージメントを高める一つの機能として大きいアップデートではないでしょうか。

※ページアナリティクスは右上の「•••」→「ページアナリティクス」→「アナリティクスを表示」で見ることができます。